Ostatnie miesiące upływają nam nie tylko pod kątem walki z pandemią, ale także stopniowego łagodzenia obostrzeń i odmrażania kolejnych gałęzi gospodarki. Kilka dni temu ukazało się kolejne rozporządzenie Rady Ministrów regulujące sposób organizacji spotkań biznesowych w czasie pandemii. Jak zatem teraz należy organizować event? Przede wszystkim trzeba postawić na bezpieczeństwo uczestników wydarzenia.
#bezpieczny start
Od 21 lipca możemy organizować wydarzenie firmowe bez ograniczenia w liczbie uczestników, ważne jest natomiast aby w pomieszczeniach zapewnić 2,5 m kw na jedną osobę a w plenerze 5 m kw. Warunkiem niezbędnym prawidłowej organizacji spotkań jest równoczesne zachowanie odpowiedniego reżimu sanitarnego.
#bezpieczne planowanie
Po pierwsze, bezpieczny event nie odbędzie się bez odpowiednio przygotowanego na tę okoliczność regulaminu, regulującego szczegółowo zasady bezpieczeństwa na tym konkretnym spotkaniu. Po drugie, z ramienia agencji zostanie wyznaczona osoba przeszkolona w zakresie przeciwdziałania COVID-19, której zadaniem będzie przygotowanie i wdrożenie podczas uroczystości, wszystkich niezbędnych procedur.
#bezpieczna lokalizacja
Zasady bezpieczeństwa dostosujemy do miejsca spotkania firmowego, organizując je wewnątrz bądź na zewnątrz firmy.
#bezpieczna logistyka
Naszym obowiązkiem będzie także zadbanie o odpowiednią organizację pracy wszystkich podwykonawców zarówno podczas montażu jak i demontażu, aby uniknąć spiętrzenia prac w tym samym czasie. Osoby współpracujące z nami przy organizacji eventu zostaną także obowiązkowo przeszkolone w zakresie procedur dotyczących przeciwdziałania COVID-19.
#bezpieczne strefy wejścia i wyjścia
O ile będzie to możliwe, podczas eventu zrezygnujemy z recepcji i zapewnimy bezdotykową rejestrację uczestników. W kolejce przed wejściem na teren uroczystości zadbamy o 1,5-metrowy dystans pomiędzy gośćmi. Każdorazowo będziemy także rekomendować pomiar temperatury osób wchodzących za pomocą bezdotykowego termometru.
Osobom nie posiadającym maseczek i rękawiczek zapewnimy tego typu środki ochrony osobistej. Obowiązkowym punktem będą środki do dezynfekcji dostępne zarówno dla wchodzących i jak opuszczających wydarzenie. Mając na uwadze swobodny przepływ osób, postaramy się zapewnić osobne wejście i wyjście.
#bezpieczna organizacja przestrzeni
Przy aranżacji przestrzeni musimy pamiętać o dwóch kwestiach. Po pierwsze, układ mebli powinien być dostosowany do możliwości zachowania bezpiecznego dystansu, ze wskazaniem miejsca siedzącego dla każdego z uczestników. Zostaną wprowadzone liczne oznakowania, przypominające gościom o zachowaniu bezpiecznej odległości oraz instrukcje dotyczące prawidłowego mycia i dezynfekcji rąk czy też prawidłowego zdejmowania maseczek i rękawiczek. Istotne będzie także zapewnienie regularnej dezynfekcji powierzchni wspólnych, z którymi stykają się uczestnicy wydarzenia.
Na terenie obiektu zaaranżujemy osobne pomieszczenie, w którym będzie można czasowo odizolować osobę w przypadku pojawienia się u niej objawów chorobowych.
Zadbamy także o wentylację przestrzeni eventowej zgodnie z zaleceniami oraz o odpowiednie przechowywanie i segregację odpadów po wydarzeniu.
#bezpieczna strefa cateringowa
W dobie pandemii na bezpiecznym evencie nie ma możliwości serwowania cateringu w formie bufetu, stąd też serwowanie posiłków i napojów będzie realizowane wyłącznie przez obsługę, np. w formie gotowych zestawów. Umożliwimy jedzenie przy stolikach z zachowaniem odpowiednich odległości i zadbamy o to, aby powierzchnie stolików były regularnie czyszczone i dezynfekowane.
Wszystkie szczegółowe zalecenia dla organizatorów spotkań biznesowych w trakcie pandemii znajdują się na oficjalnej stronie Ministerstwa Rozwoju.
Wytyczne, jakie rząd wprowadził dla organizatorów wydarzeń biznesowych, są w pełnym zakresie do zastosowania przez naszą agencję. Pracując na rynku eventowym przez ponad 20 lat i obsługując międzynarodowe koncerny wielokrotnie kierowaliśmy się zasadą safety first.
Jeszcze przed wprowadzeniem wytycznych epidemiologicznych organizowaliśmy oficjalne uroczystości na otwartej przestrzeni. W 2019 roku zrealizowaliśmy Grand Opening, w całości na zewnątrz zakładu, dla chińskiego inwestora Bafang.
Podobne rozwiązania możemy wykorzystać organizując eventy zgodne z obecnymi wymogami sanitarnymi.
