Blog

Miejsce, gdzie więcej słów niż obrazów. Teksty o naszej pracy, doświadczeniach, sukcesach i porażkach. Teksty o nas samych.

Oficjalne gale okiem event managera

W poprzednim wpisie przybliżyliśmy tematykę oficjalnych gali, z czym to się je, po co je się robi i dla kogo. Dzisiaj chciałbym bardziej skupić się na technicznych aspektach i stronie organizacyjnej wydarzenia. Na co zwrócić uwagę, co może, a co musi pojawić się podczas przygotowań, czy jakie mamy pole manewru podczas wyboru poszczególnych elementów.  

Na samym początku najważniejszy jest powód oraz cel dla którego chcemy zorganizować takie wydarzenie. Powodem może być rocznica, jubileusz, podsumowanie, czy też debiut firmy na giełdzie. Powodów może być wiele i mogą być bardzo wymyślne. Z drugiej strony, celem takiego eventu może być pokazanie wyników firmy, motywacja i integracja pracowników, podziękowanie klientom i dostawcom, redukcja stresu, wprowadzenie na rynek nowego produktu, czy też budowanie silnego i zgranego zespołu. Ważne, żeby już na samym początku zdać sobie sprawę dlaczego to robimy i na tej podstawie oprzeć cały koncept eventu.

Kolejnym elementem jest wybranie daty oraz miejsca. Możliwości jest kilka i trzeba je odpowiednio dopasować do sytuacji. Na pewno musimy znać planowaną liczbę gości, żeby dobrać właściwą przestrzeń. Trzeba pamiętać o miejscu na stoły bankietowe, catering, parkiet taneczny, scenę (jeżeli w danej lokalizacji takie miejsce nie występuje) oraz na dodatkowe atrakcje. Całość oczywiście nie może być wypełniona co do milimetra, ponieważ trzeba zostawić miejsce na kanały komunikacyjne oraz drogi ewakuacyjne, które muszą być odpowiednio drożne i dopasowane do ilości osób.

Wybraliśmy lokalizację i co dalej? Wybrane miejsce często samo definiuje nam już kilka części składowych wydarzenia. Na jego podstawie musimy dowiedzieć się co ono nam oferuje, a co umożliwia. Warto dowiedzieć się czy na miejscu mamy dostępne zaplecze techniczne takie jak chociażby nagłośnienie, oświetlenie, scena, czy też musimy zorganizować je we własnym zakresie. Czy dostępne są ekrany, projektory, stoły, krzesła czy trzeba je znaleźć jednak gdzieś indziej. Duże sale bankietowe często udostępniają tego typu elementy w cenie wynajmu lub za drobną opłatą. Należy jednak zwrócić uwagę i dopytać jaki dokładnie sprzęt jest dostępny, w jakim jest stanie i kto go będzie obsługiwał. Niestety dosyć często zdarza się, że wyposażenie hoteli, hal czy stadionów nie spełnia naszych wymagań i lepiej jednak dopłacić i załatwić profesjonalny sprzęt z profesjonalną obsługą. Kiedy wiemy już co możemy uzyskać od danej lokalizacji należy się dowiedzieć co może nam umożliwić i na ile pozwolić. Pojawiają się tutaj takie elementy jak na przykład catering. Wiele obiektów zastrzega sobie prawo do korzystania wyłącznie z ich lokalnego cateringu lub oferty konkretnej firmy. Takie zastrzeżenie może również wpłynąć na wybór miejsca, ponieważ poprzez monopol na jedzenie w danym miejscu ceny często są zawyżone i nieadekwatne do jakości. Jeżeli chodzi o kolejne możliwości musimy dowiedzieć się jak wygląda sprawa przyłączeń energetycznych, które będą miały wpływ na zastosowaną technikę lub dodatkowe atrakcje. Kolejną sprawą są zgody na zastosowanie różnych efektów takich jak na przykład pokazy z wykorzystaniem ognia, wysypanie sztucznej plaży, czy chociażby możliwość puszczania głośnej muzyki do godzin porannych.

Jak wiadomo gale kojarzą się każdemu również z wykwintnym posiłkiem. Jeżeli dana lokalizacja zezwala wyłącznie na korzystanie z ich usług cateringowych to już na początku dość mocno ogranicza nam to wybór. Ale mimo to powinniśmy zwrócić uwagę na kilka spraw. W zależności od ilości gości trzeba się zastanowić czy dania mają być serwowane do stołu czy będą dostępne w formie otwartego bufetu. Pierwsza opcja ogranicza nas w różnorodności posiłków. W drugiej dajemy dużo większy wybór naszym gościom, ponieważ każdy może podejść i wybrać sobie z różnych potraw to na co ma ochotę. Wybierając pomiędzy tymi możliwościami trzeba również pamiętać o odpowiedniej ilości kelnerów i obsługi. Przy niewielkiej ilości osób lepiej sprawdza się serwowanie potraw do stołu, jednak przy kilkuset osobach będzie to bardzo czasochłonne i angażujące dużą ilość osób. Przy otwartym bufecie powinniśmy pamiętać o dobrym jego ulokowaniu oraz łatwym dostępie, zwłaszcza na początku posiłku, kiedy wszyscy tłumnie ruszą zapełnić swoje talerze i zaspokoić głód. Koniecznym w dzisiejszych czasach jest również dopasowanie potraw do preferencji naszych gości. Wiedząc kogo zapraszamy, powinniśmy przygotować na przykład dania wegetariańskie, wegańskie czy koszerne.

Mamy już gdzie usiąść, co zjeść, mamy oświetlenie, nagłośnienie, zapewnioną scenę, więc co dalej? Na pewno będziemy potrzebować osoby, która poprowadzi uroczystość. Świetnie, jeżeli wewnątrz firmy znajdzie się osoba z nutką charyzmy i z doświadczeniem mówcy. Jeżeli jednak nie ma, będziemy musieli zatrudnić profesjonalną osobę z zewnątrz. Na co wówczas należy zwrócić uwagę? Warto dokładnie przestudiować doświadczenie i to, czy dana osoba porusza się swobodnie w tematyce związanej z branżą klienta. Ważna jest znajomość języków obcych, szczególnie w sytuacji, gdy wśród zaproszonych gości są obcokrajowcy. Osoba powinna mieć również nienaganną prezencję. Pamiętajmy, że zawsze możemy poprosić o filmiki lub nagrania z poprzednich realizacji.

Aby event zapadł w pamięci każdemu z uczestników warto zadbać o dobrego fotografa oraz relację video z wydarzenia. Jak wiadomo każdy lubi wrócić do zdjęć czy filmu, aby przypomnieć sobie wszystkie niezapomniane chwile. Takie ujęcia dosyć szybko trafiają do sieci i krążą wśród uczestników, dzięki czemu viralowo jesteśmy dostępni w Internecie jeszcze długi czas po wydarzeniu. Pamiętajmy jednak, żeby przed udostępnieniem zdjęć klientowi przeprowadzić selekcję, aby przez przypadek nie zaliczyć jakiejś marketingowej wpadki.

Jako agencja eventowa Euro M dbamy o każdy szczegół wydarzenia. Odpowiednia scenografia, dekoracje na stołach, drobne dodatki, czy welcome gifty dla gości sprawiają, że event staje się wyjątkowy już od samego początku.

Powyżej udało mi się opisać tak zwane „must be”, bez których nie ma mowy o organizacji gal. Jednak to dopiero początek, do realizacji jeszcze długa droga. Kiedy bowiem mamy już zapewnione zaplecze techniczno-organizacyjne musimy dobrać do całej oprawy odpowiednie atrakcje i dodatki. Występ artystyczny, strefa chill-out, fotobudka, pokazy barmańskie, virtual reality to tylko kilka pomysłów, które w całości komponują się w piękny twór, który my nazywamy „eventem”. Ale o tym już więcej w naszym kolejnym wpisie.

Event Manager
inż. Krystian Cieślak