Czym właściwie jest gala czy bankiet? Definicje mówią o uroczystości z udziałem oficjalnych gości, mającej na celu uświetnienie ważnych wydarzeń lub okoliczności o charakterze oficjalnym lub prywatnym. Duże i wystawne przyjęcie może też być określane jako bankiet, uczta lub biesiada. Firmy często organizują takie wydarzenia w celu podsumowania minionego roku, świętowania jubileuszu lub integracji i motywacji swoich pracowników. Podczas gali często też są wręczane wyróżnienia i nagrody.
Gdzie najlepiej zorganizować tego typu wydarzenie? Wbrew pozorom nie jest tak łatwo znaleźć odpowiednie miejsce. Składa się na to kilka ważnych czynników takich jak ilość osób, charakter eventu, odległość, budżet czy planowane dodatkowe atrakcje. Miło jest, jeżeli wydarzenie odbywa się na terenie firmy, niestety bardzo rzadko jest to możliwe. Naprzeciw oczekiwaniom klientów wychodzą hotele wraz ze specjalnie przystosowanymi salami konferencyjnymi, czy też bankietowymi. Do dyspozycji są również sale weselne, stadiony i duże restauracje. Dla kreatywnego event managera wystarczy nawet pusta hala, którą można w całości zaaranżować, dostosowując miejsce do specyfiki wydarzenia. Często takie rozwiązanie daje dużo większe pole do popisu.
Jeżeli chodzi o termin i okoliczności to wachlarz możliwości jest dość spory, jednak należy zwrócić uwagę na kilka ważnych aspektów. Gala podsumowująca rok wcale nie musi odbyć się w grudniu czy w styczniu, a powinna odnieść się do zamknięcia poprzedniego okresu rozliczeniowego, co w przypadku różnych firm odbywa się w innych terminach. Jubileusze są również bardzo indywidualnym przypadkiem, gdyż wiążą się z ważnymi wydarzeniami takimi jak otwarcie, połączenie spółek, wejście na giełdę itp. Mogą więc one mieć miejsce w każdym z dwunastu miesięcy w roku. Gala może być również połączona z okolicznościami obchodzonymi przez wszystkich, takimi jak Boże Narodzenie czy Nowy Rok. Z drugiej strony, kiedy nie powinno się robić taki wydarzeń? Na pewno okres wakacyjny nie jest najlepszym wyborem, ponieważ często wiąże się to z okresami urlopowymi potencjalnych uczestników imprezy. Terminy wpadające w tak zwane „długie weekendy” czy przerwy pomiędzy świętami, a sylwestrem również zdają się być nie najlepszym pomysłem. Pracownicy mają zazwyczaj wtedy swoje prywatne plany, a dodatkowe organizowanie dla nich wydarzeń może przynieść efekt odwrotny od zamierzonego – większość z nich po prostu nie będzie chciała brać w nich udziału. Jak widać, w rocznym kalendarzu nie istnieje pojęcie „sezon na gale”, ponieważ jest to sprawa bardzo indywidualna i prawie zawsze, poza małymi wyjątkami, może być na nie dobry termin.
W jakim celu robi się takie eventy? Jest to na pewno jedna z najlepszych możliwości dla świętowania i podsumowania dotychczasowych sukcesów firmy, motywacji i integracji pracowników, podziękowania współpracownikom oraz klientom, czy wyeksponowania osiągnięć firmy na zewnątrz. Podczas gali możemy oficjalnie przedstawić wyniki firmy, warto wtedy zaprosić również media, żeby wieść o tym rozeszła się dalej. Mamy okazję podziękować swoim klientom oraz wręczyć im statuetki, czy oficjalne podziękowania, co na pewno bardzo dobrze wpływa na dalszą współpracę. Pracownicy mogą się lepiej poznać i spotkać w innym miejscu niż w zakładzie pracy, co przekłada się na zacieśnienie więzi, poznanie nowych osób. Ma to wpływ także na poprawę atmosfery w pracy i wzajemnych relacji, które mogą bezpośrednio skutkować lepszymi wynikami produkcyjnymi czy finansowymi przedsiębiorstwa.
Organizacja takich wydarzeń daje mnóstwo korzyści. Inwestycja w oficjalny event przynosi pozytywne efekty długoterminowe i nie należy na nim oszczędzać. Warto zadbać o każdy detal tak, aby wszyscy uczestnicy wspominali o evencie jeszcze długo po jego zakończeniu i nie mogli doczekać się kolejnego. W następnym wpisie postaramy się przybliżyć jak taka organizacja wygląda od strony event managera i dlaczego powinno zwrócić się uwagę na każdy szczegół.
